REVISÃO E ADEQUAÇÃO CONTRATUAL: CASO REAL

Interessato: [SOCIETÀ DI CONSULENZA]
Soggetto: Tutela dei consumatori, conformità alla LGPD (Legge generale brasiliana sulla protezione dei dati) e nuova architettura contrattuale ("master/satellite")

1. RIASSUNTO E OBIETTIVO

La società è specializzata in servizi di consulenza tecnica e amministrativa, operando in diversi ambiti che riguardano le procedure burocratiche nazionali e internazionali, la ricerca documentale e la rappresentanza presso gli enti pubblici.

L'audit contrattuale ha evidenziato l'utilizzo di molteplici modelli distinti per ciascun servizio offerto. Tale molteplicità ha generato asimmetrie giuridiche (norme contrastanti per lo stesso cliente), lacune di tutela e clausole finanziarie potenzialmente abusive (multe fisse elevate e tassi di interesse superiori al limite legale), esponendo l'azienda a rischi di contenzioso e sanzioni amministrative.

Lo scopo del presente parere è presentare la nuova architettura contrattuale (“Accordo quadro + allegati”), progettata per essere più sicura, trasparente e conforme al Codice di protezione dei consumatori (CDC), nonché ai requisiti della Legge generale sulla protezione dei dati (LGPD).

Si tratta di un parere redatto nel contesto di una revisione completa dell'architettura contrattuale della SOCIETÀ, incentrata sulla tutela dei consumatori, sulla riduzione della responsabilità e sull'aumento della prevedibilità operativa.

2. RIEPILOGO TECNICO

CONTRATTO DI SERVIZIO – SERVIZI DI CONSULENZA TECNICA – RAPPORTO CON I CONSUMATORI – CONFORMITÀ AL CODICE DI TUTELA DEI CONSUMATORI E ALLA LGPD (Legge generale brasiliana sulla protezione dei dati); CONTRATTO QUADRO CON ALLEGATI SPECIFICI – SEGREGAZIONE DELL’AMBITO PER NATURA DEL SERVIZIO; SANZIONE RISARCITORIA GRADUALE – LIMITAZIONE AL VALORE DEL CONTRATTO – EVITARE IL DOPPIO RISCHIO – PARAMETRI SECONDO LA GIURISPRUDENZA DELLA STJ (CORTE SUPERIORE DI GIUSTIZIA) (TEMA 970); OBBLIGO DI MEZZI – FATTORI ESTERNI (ENTI PUBBLICI, SISTEMI DI TERZE PARTI) – IMPOSSIBILITÀ SOPRAVVENUTA; CLAUSOLA DI RESPONSABILITÀ SOLIDALE TRA LE PARTI CONTRAENTI; PROTEZIONE DEI DATI – TRASFERIMENTO INTERNAZIONALE.

3. ANALISI E SOLUZIONI LEGALI

3.1. Il problema della molteplicità e la soluzione "ombrello"

È stato individuato che i vecchi contratti per servizi preliminari (come l'organizzazione di documenti) promettevano implicitamente servizi per fasi future e incerte (come la rappresentanza legale), creando il rischio che il consumatore pretendesse l'adempimento di un obbligo molto più oneroso di quello originariamente contrattato.

Soluzione: implementazione di Contratto quadro (contratto quadro).
Questo strumento riunisce tutte le norme durevoli dell'attività commerciale (giurisdizione, LGPD [Legge generale brasiliana sulla protezione dei dati], norme sull'inadempimento, riservatezza, disciplina delle sanzioni, norme sui reclami pubblici), mentre Allegati specifici ("satelliti") Regolano solo:

l'ambito tecnico del servizio;
Il prezzo e la modalità di pagamento;
le fasi e le percentuali delle sanzioni proporzionali;
tempi di esecuzione interni (SLA).

Ciò consente di effettuare "vendite modulari" senza dover rinegoziare tutti gli aspetti legali per ogni nuovo servizio, riducendo il rischio di contraddizioni tra contratti firmati dallo stesso cliente.

3.2. Sanzioni compensative e argomento STJ 970

I modelli precedenti prevedevano ritenute fisse di percentuali elevate (ad esempio, 80%) in caso di recesso, indipendentemente dal momento in cui si è verificata la risoluzione. Tale prassi è respinta dalla giurisprudenza attuale, soprattutto nell'ambito dei rapporti di consumo e dei contratti a prestazioni successive.

Soluzione: la nuova disciplina stabilisce una multa a livelli.
L'importo della ritenuta diventa proporzionale alle fasi del servizio effettivamente completate, ad esempio:
Fase 1 – Analisi di fattibilità;
Fase 2 – Esecuzione tecnica;
Fase 3 – Consegna finale.

Questa struttura:

È conforme all'articolo 413 del Codice civile (riduzione equitativa della pena);
Impedisce l'arricchimento ingiusto;
Elimina il doppio rischio tra sanzioni per ritardato pagamento e sanzioni compensative;
Ciò è in linea con le linee guida della Corte superiore di giustizia (STJ) (argomento 970) in merito alla necessità di proporzionalità nelle clausole penali.

3.3. Obbligo di mezzi vs. fattori esterni

Poiché l'attività dell'azienda dipende spesso dall'approvazione o dall'elaborazione da parte di enti governativi (nazionali o esteri), non è possibile garantire il risultato finale (approvazione, concessione, approvazione), bensì la qualità tecnica e la diligenza della domanda.

Soluzione: rafforzamento contrattuale delle clausole di obbligo di mezzi, esonerando la società di consulenza dalla responsabilità per azioni di terzi, quali:

scioperi e interruzioni del lavoro;
cambiamenti legislativi improvvisi;
instabilità nei sistemi di programmazione governativa;
eccessiva lentezza della pubblica amministrazione.

Il contratto ora separa chiaramente:

ciò che è sotto il controllo operativo dell'azienda (e genera SLA interni);
di quanto sia inerente al rischio dell'attività regolamentata dall'Autorità Pubblica.

3.4. Protezione dei dati (LGPD) e trasferimento internazionale

L'operazione prevede, in alcuni servizi, l'invio di documenti personali e dati sensibili a partner o enti all'estero.

Soluzione: Inclusione di clausole robuste:

autorizzare il trasferimento internazionale dei dati esclusivamente per l'esecuzione del contratto;
definire le finalità del trattamento;
anticipando le possibilità di condivisione con terze parti (partner, uffici esteri, traduttori, enti pubblici);
stabilire un canale per l'esercizio dei diritti degli interessati.

In questo modo, l'operazione è in linea con i requisiti della LGPD brasiliana (Legge generale brasiliana sulla protezione dei dati) e con le migliori pratiche internazionali in materia di protezione dei dati.

3.5. Scadenze interne (SLA)

Per attenuare l'ansia dei clienti e le lamentele sui ritardi, comuni nel settore dei servizi burocratici, sono stati creati degli strumenti. SLA (accordi interni sul livello di servizio).

L'azienda ha ora definito chiaramente le scadenze contrattuali per le sue attività interne (ad esempio: "X giorni per la revisione dei documenti", "Y giorni per l'invio della checklist"), separando chiaramente:

tuo efficienza operativa interna;
dal lentezza degli enti pubblici esternisu cui non c'è alcun controllo.

Ciò rafforza la buona fede oggettiva e migliora la gestione delle aspettative.

4. SUGGERIMENTI E STRUTTURA PROPOSTA

Come risultato finale della consulenza è stata raccomandata l'adozione della seguente struttura modulare:

Accordo quadro:
Un unico documento, firmato una sola volta dal cliente, contenente le "regole del gioco":

pagamenti, inadempienze e risoluzione;
Le norme disciplinari relative alle sanzioni (sia per ritardato pagamento che compensative) dovrebbero essere applicate in modo proporzionale;
obbligo di mezzi e fattori esterni;
LGPD e riservatezza;
Norme relative ai reclami pubblici e alla risoluzione amichevole.

Allegati di ambito (dichiarazioni di lavoro), ad esempio:

Allegato A – Servizi amministrativi:
Concentrarsi sulla preparazione e sull'analisi tecnica dei documenti, separando le spese personali da quelle/costi di terzi (viaggi, alloggio, onorari, ecc.).
Allegato B – Servizi giudiziari/contenziosi:
Chiara distinzione tra:
- organizzazione probatoria e assistenza documentale; e
- rappresentanza processuale effettiva, anche quando svolta da studi legali partner.
Allegato C – Servizi di ricerca/indagine:
Definizione chiara di cosa è l'oggetto ricerca specializzataIl compenso si basa sullo sforzo e sulla competenza, non sulla garanzia di trovare un record specifico.
Allegato D – Supporto nella programmazione e nei servizi consolari:
Esclusione di responsabilità in merito alla disponibilità di posti vacanti nei sistemi governativi, con particolare attenzione all'obbligo di mezzi (sforzo, monitoraggio, orientamento).

L'architettura "master/satellite" può essere adattata al flusso di lavoro interno di ogni azienda:
entrambi per l'uso come Accordo quadro + allegatisia come base per Modelli individuali per tipo di servizioa condizione che siano preservati i principi giuridici di portata, proporzionalità e trasparenza.

5. CONCLUSIONE

La nuova struttura allinea l'operatività della SOCIETÀ alle migliori pratiche del diritto commerciale e dei consumatori, trasformando il contratto in uno strumento di gestione delle aspettative e di garanzia della sicurezza giuridica, e non solo in uno strumento di recupero crediti.

Standardizzazione:

Porta trasparenza al cliente;
Riduce il "costo in Brasile" associato a contenziosi evitabili;
Facilita la formazione del team e l'espansione aziendale;
Rafforza l'immagine di professionalità e serietà sul mercato.

Modelli come questo possono (e devono) essere adattati alle caratteristiche specifiche di ogni azienda, sempre sulla base di un'analisi combinata del flusso operativo, dei rischi legali e delle strategie commerciali.

DULCIDIO FABRO NETO
Numero OAB/SP 423.003

Bonus: estratto dal manuale esplicativo (formazione alla vendita)

Come parte del prodotto finale, è stato sviluppato del materiale di supporto per il team di vendita, per aiutarlo a comprendere come utilizzare le risorse legali a proprio vantaggio nelle vendite:

Cosa dovrei spiegare al cliente riguardo alla nuova struttura?

"Gentile Cliente, questo è il nostro Contratto Standard. Garantisce la sicurezza dei suoi dati, definisce le modalità di pagamento e tutela entrambe le parti. Viene firmato una sola volta. Le specifiche del servizio di cui ha bisogno oggi (sia esso amministrativo o giudiziario) sono incluse solo nell'Allegato, il che semplifica qualsiasi futura stipula contrattuale."

Per quanto riguarda le multe:

"La nostra penale non è né fissa né eccessiva. È proporzionale al lavoro svolto. Se dovete abbandonare il progetto prima del previsto, pagherete solo il lavoro svolto fino a quel momento. È un modello più equo che tutela il vostro investimento e compensa correttamente il nostro tempo."

REVISIONE E ADEGUAMENTO DEL CONTRATTO: UN CASO REALE